Assistant de direction H/F

• Gérer efficacement les emails en français et en anglais, y compris la rédaction, l'envoi et la préparation de réponses aux correspondances.
• Assurer la coordination d'un agenda complexe, incluant la planification de réunions, de conférences téléphoniques, de visioconférences et d'événements internes et externes.
• Filtrer et gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, en plus de maintenir et mettre à jour les contacts.
• Effectuer des tâches de mise en forme de documents, de création de présentations et d'autres compétences techniques sur les logiciels Microsoft Office.
• Gérer la logistique et la reprographie, comprenant l'impression, la reliure, le scan, l'envoi de courriers et de colis, ainsi que la gestion des fournitures de bureau.
• Assumer des responsabilités administratives sur les dossiers, comme la rédaction de lettres, l'ouverture de nouveaux dossiers et la coordination interne.
• Préparer et gérer les feuilles de temps des associés, ainsi que suivre et gérer les frais professionnels via le logiciel Concur.
• Organiser les déplacements professionnels, y compris les réservations de voyages et de locations de voiture.
• Collaborer avec le service comptable pour assurer le suivi et la gestion des comptes professionnels.
• Assurer le classement, l'archivage et la maintenance des dossiers et documents importants de manière organisée et efficace.
• Gérer la facturation complexe et volumineuse, comprenant le suivi du WIP, la rédaction des diligences en français et en anglais, et la préparation des emails aux clients.
• Coordonner les gros projets impliquant plusieurs associés, en centralisant les données et préparant des tableaux récapitulatifs des honoraires et des frais.
• Communiquer avec les clients et conseils locaux, assurer l'envoi précis et opportun des factures tout en garantissant la conformité avec les exigences réglementaires.

Justifie d'une solide expérience en tant qu'assistant(e) de direction, de préférence dans un environnement juridique ou professionnel similaire.

A une excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, ainsi qu'une bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels de gestion financière.

Est reconnu pour sa capacité à gérer efficacement les tâches multiples et complexes, tout en maintenant un haut niveau de précision et d'attention aux détails.

A un sens aigu du service client, attitude professionnelle et capacité à travailler efficacement en équipe.

Sait faire preuve d'initiative et s'adapte rapidement aux changements.